Auf in die Skiregion Dachstein West!

Zum ersten Mal werden wir gemeinsam mit den Bergbahnen Dachstein West und dem Medienpartner MeinBezirk.at eine Wintersportveranstaltung organisieren - und zwar am 5. März die Skitouren Charity!

Dazu sind wir Anfang Februar nach Russbach gefahren und haben uns das Eventgelände angesehen.

Was alles so passiert, um das Event vorzubereiten könnt ihr in diesem Beitrag nachlesen. Wir geben euch einen Einblick "behind the scenes" in die Organisation eines Sportevents.

Von der Idee zum Event!

Am Anfangs war nur ein Gedanke und nachdem sich die Steuerungsgruppe in mehreren Meetings abgestimmt hat ist nach ca. 2 Monaten Vorbereitungszeit ein konkretes Eventkonzept ausgearbeitet worden. Der Charity- und Naturschutz-Gedanke als Grundidee, das Eventkonzept passend für ambitionierte Skibergsteiger und auch für Einsteiger in den Skitourensport und ein abwechslungsreiches Rahmenprogramm über den ganzen Tag verteilt waren die Eckpfeiler des Konzeptes.

Im Anschluss wurde mit einer Grafikerin das Eventlogo entworfen, das Sponsoring- und Marketingkonzept auf die Beine gestellt und die Basisdaten der Veranstaltung in der Ausschreibung niedergeschrieben. Sobald die Anmeldung online möglich war haben wir noch vor Jahreswechsel mit der Bewerbung gestartet und parallel dazu wurden erste Sponsoringgespräche geführt. Bald kamen die ersten Sponsorenzusagen und Anmeldungen rein, schon war das Event nicht mehr aufzuhalten.

Das Eventteam trifft sich vor Ort!

In der nächsten Phase wurde unser Eventteam erweitert, Steffi kümmert sich um die Wettkampfadministration und die Eventregie, Lukas und Max (unser Praktikant) kümmern sich um die Logistik, die Infrastruktur und die Labesationen. Damit sich das Team besser vorstellen kann wie was abläuft und was konkret zu tun ist sind wir gemeinsam nach Russbach gefahren und haben uns mit den Zuständigen vor Ort abgestimmt.

Steffi kümmerte sich um die Startnummernausgabe und darum wie die örtlichen Gegebenheiten für das Wettkampfbüro aussehen. Gemeinsam mit den Bettina und Clara ging´s danach hinauf zur Bergstation, um in der GoGoSau die Räumlichkeiten für die Siegerehrung zu besichtigen. Lukas, Max und Sepp haben mit dem Betriebsleider den Aufbau vor Ort besprochen, d.h. Abmessungen durchführen, Stromanschlüsse und Sanitäranlagen checken, den Aufbau von Zelten, Gittern, Zäunen, Biertischen uvm. mehr besprechen und einplanen.

Mit diesem wertvollen Feedback geht´s dann wieder zurück an den Arbeitstisch und die Detailplanung kann beginnen. Vor allem für den Aufbau benötigt man das Feedback der Sponsoren, welche Werbemittel bereit gestellt werden können, um den Brandingplan zu definieren und welche Sachpreise und Goodies für Tombola und Startpaket zur Vefügung gestellt werden, um die Eventregie zu planen.

Nur noch ein Monat zum Event!

Nun sind es nur mehr vier Wochen zum Event in denen letztendlich alles Hand in Hand gehen muss. Ganz wichtig ist natürlich, dass sich viele WintersportlerInnen anmelden, dazu gehört eine laufende Berichterstattung über die Medien, gemeinsam mit unseren Partnern werden wir das Event vor allem auch über die Sozialen Medien transportieren.

Organisatorisch werden wir auch immer mehr in die Detailplanung gehen, von A bis Z alles durchplanen, dazu gehören auch die Personal- und Ablaufplanung. Bei der Besichtigung haben wir zwei Querungsstellen mit der Familienabfahrt definiert, die abgesichert werden müssen. Vor allem der Aufbau des Startgeländes wird sehr aufwendig werden, da die Wechselzone, die Labestation, der Bereich für Selbstversorger, die Staffelübergabe, die Zeitnehmung, die Expo-Zone, die Tonanlage uvm. berücksichtigt werden müssen. Bei der Bergstation werden wir ebenfalls Zelte für die Getränkeausgabe aufstellen und eine ebene Wechselzone für das Abfellen installieren.